文件的生命週期及其安全處置

你知道文檔的生命週期是怎麼樣的嗎?您應該從什麼時候刪除文件?其流程是否安全且保密?

在下一篇文章中,我們將解決與文件管理有關的所有這些問題,這些問題對公司,尤其是大型組織有直接影響。

文獻的三個時代理論

當我們談論文件的生命週期時,我們指的是文件經歷的不同階段。它們都是從創建開始的,但並不總是以相同的方式結束:刪除還是保留?重要決定。

但什麼是文檔?西班牙歷史遺產法對其定義如下:

「以任何類型的材料支援(包

括電腦支援)收集的自然或常規語言的任何表達以及任何其他圖形、聲音或圖像表達。 [……]檔案文件是根據材料和形式特徵準備的事實或行為的材料證明,可用作證據或諮詢。

毫無疑問,無論文獻檔案的性質、內容或目的為何,它們都是有價值的。但如果不進行有效、嚴格、有系統的管理,混亂就是事實。

為此,自1972年以來,歷史學家威菲爾

斯提出了文獻的三個時代的理論,從而提出了檔案的不同類別的理論。

行政年齡。
這是文件納入管理檔案、正常使用並由行政部門直接負責和管理的時期。

中年。
在此階段,這些檔案幾乎失去了創建它們的用處。然而,應該保留它,以備需要時查閱或將其用作背景信息,儘管是以不尋常的方式。

歷史時代當需要選擇刪除或

保留文件時,那些沒有被銷毀的 荷蘭 WhatsApp 號碼數據 文件將進入歷史時代。這通常是由其價值(文化、遺產、科學…)所驅動的。在這種情況下,它將保存在高度安全的條件下,以確保其完整性。

TRD 和 TVD 是什麼?

儘管每家公司都有一套必須始終

保存和保護的文件,但其他文件必須消除。

為了幫助組織完成此任務,出現了所謂的文件保留表 (TRD) 和文件評估表 (TVD)。

首先,涉及組織管理的文件的最終處置必須詳細。而在後者中,將顯示文件的有效期及其對公司的功能。

安全處置是成功文件管理的關鍵
在刪除任何文件之前,我們必須進行分析和研究,以確保其安全執行。

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讓我們記住,文件的銷毀是一個不

可逆轉的永久過程。因此,特別強調確定應在什麼情況下進行。

需要考慮的一些面向如下:

定義哪些文件對公司非常重要且永遠不應該被刪除。
指定非必要文件何時進入中年期。
確定保留期已過期的文件應遵循的步驟。
將消除任務分配給 物車較少因此交易可能需要很長時 專門從事文件管理的團隊。
3 從組織中消除非功能性文件的好處
無論大、中、小型公司,事實是它們都必須處理實體和數位文件。然而,他們並不總是擁有或分配為此所需的資源和人員,最終會累積不必要的文件。

您知道從組織中消除非功能性文

件的好處嗎?主要可以強調三點:

釋放空間來儲存新檔案。
防止不必要但敏感的資訊(不再與我們合作的客戶的地址)繼續在公司內部傳播,並可能帶來法律後果。
促進真正重要或重複 韓國數據 出現的文件的文件管理。
簡而言之,安全處置是成功文件管理的關鍵。

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除了在大加那利島和特內裡費島提

供文件和電腦媒體託管服務外,我們還提供機密銷毀服務,包括:

適合客戶的特定安全和保密協議。
不同程度的破壞取決於您想要保證的安全等級。
一次性、定期和清除服務以及相關銷毀。
銷毀和回收證明。
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