對任何公司來說，資訊都是寶貴的商品。因此，外包其文件管理不僅是一項建議，更是一項強制性行動，以保障其安全性、完整性和保存性。
尤其是當我們考慮到他們每天面臨的實體和數位風險以及世界各地日益嚴格的資料保護法時。
在下一篇文章中，我們將深入探
討外包文件管理（我們在TIDOC 提供的服務）的 5 個原因。
什麼是文件管理？
實施有助於公司創新的策略、工具和方法不僅僅是實現設備現代化。
例如，文件管理外包是一項直接影響
其營運、安全和成本的服務。我們可以將其定義為一種捕獲、組織、儲存和保存公司資訊的服務。
發票、合約、供應商或客戶資料庫、報告、歷史記錄、記錄…記錄、接收、產生或發送的任何類型的文件都必須正確歸檔。
然而，由於缺乏時間和手段，情況並非總是如此，這就是外包的重要性所在。
外包公司文件管理的優勢
更好地控製文件
外包使公司更容易對文件進行更好的控制，否則這些文件的取得將非常複雜且昂貴。特別是當資料量開始相當大時。
此外，它還允許您建立某些文件的存取標準以及接觸過或擁有任何文件的人員的 可追溯性記錄。
例如，在TIDOC，我們擁有專門
負責文件組織、分類和管理的人員，因此，如果我們將他們與文件管理器結合起來，我們就可以擁有配備嚴格安全控制和最新技術的空間。
所有這些都是為了讓我們 阿曼 WhatsApp 號碼數據 的客戶可以放心，他們的訊息始終掌握在最好的手中。
防止任何事件或盜竊
與前一點相關，外包資料管理是保護我們免受火災、洪水或盜竊等任何事件影響的另一種方法。
對於中小企業甚至大型組織來說
很難有保證文件實體安全的保護措施。僅有警報、火災偵測和滅火或監視系統並不總是足夠的。
如果我們將內部儲存與專門為提供文件保護和保管服務而建立的中心進行的儲存進行比較，就會發現差異很明顯。
符合歐洲規範 3 標準的金屬貨架、由厚牆和防火門分隔的倉庫、自己的 BIES 網路、具有唯一標識的限制進入監管區域、配有地震探測器、生物識別閱讀器的裝甲掩體，這些只是現有措施的一部分在TIDOC 設施。
快速存取文檔包文件管理與更
好地控製文件相關，可以更輕鬆地快速存取任何資訊。
因此，我們可以避免因尋找遺失或歸檔不良的文件而造成的混亂和時間損失。例如，想像一下病人的病史或財產契約。一般不會被頻繁請求，但當需要時，往往是緊急需要的。
如果每個報告都在資料庫中正確編碼，那麼幾分鐘就足以找到它，註冊其輸出並將其以實體和數位方式發送給請求它的人，具體 作可以幫助您在競爭中脫穎而出並建立強大 取決於合約服務。
節省儲存成本
節省成本是任何組織目前的目標。在這種情況下，外包文件管理可以讓您減少相關費用。
例如，您無需租用空間來儲
存文件或購買安全設備來保護文件。
透過外包，所有這些問題都得到了解決，我們可以將預算或空間分配給其他用途，例如為員工創建休息或休閒區、會議室、培訓室等。
確保公司和客戶資訊的安全
正如我們在一開始所指出的，資訊是一種寶貴的商品，使用不當可能會給相關公司帶來巨額金錢和聲譽損失。
面對這種情況，外包保證了文 韓國數據 件的保存，但也管理了為其保存分配的最大時間。一經通過，公司有義務進行保密銷毀。 正因為如此，在TIDOC，我們不僅提供文件管理服務，還提供機密保管和銷毀服務。
在 TIDOC，我們 20 年來一直致力於
確保資訊的安全和管理
2001年，資訊的不斷流動而累積已經是許多企業擔心的問題。意識到這一點，我們開始我們的活動，旨在滿足當時已經存在的安全和資訊管理需求。
二十年後，挑戰仍然是潛在的，這促使我們擴大我們的服務並更加專業化，以便能夠為當今時代提供先進的覆蓋範圍。
正是出於這個原因，TIDOC 的主要目的是提供全面的優質服務，從事先諮詢開始，了解每個客戶的具體需求，並讓他們知道我們可以如何幫助他們。