你知道文檔的生命週期是怎麼樣的嗎？您應該從什麼時候刪除文件？其流程是否安全且保密？
在下一篇文章中，我們將解決與文件管理有關的所有這些問題，這些問題對公司，尤其是大型組織有直接影響。
文獻的三個時代理論
當我們談論文件的生命週期時，我們指的是文件經歷的不同階段。它們都是從創建開始的，但並不總是以相同的方式結束：刪除還是保留？重要決定。
但什麼是文檔？西班牙歷史遺產法對其定義如下：
「以任何類型的材料支援（包
括電腦支援）收集的自然或常規語言的任何表達以及任何其他圖形、聲音或圖像表達。 [……]檔案文件是根據材料和形式特徵準備的事實或行為的材料證明，可用作證據或諮詢。
毫無疑問，無論文獻檔案的性質、內容或目的為何，它們都是有價值的。但如果不進行有效、嚴格、有系統的管理，混亂就是事實。
為此，自1972年以來，歷史學家威菲爾
斯提出了文獻的三個時代的理論，從而提出了檔案的不同類別的理論。
行政年齡。
這是文件納入管理檔案、正常使用並由行政部門直接負責和管理的時期。
中年。
在此階段，這些檔案幾乎失去了創建它們的用處。然而，應該保留它，以備需要時查閱或將其用作背景信息，儘管是以不尋常的方式。
歷史時代當需要選擇刪除或
保留文件時，那些沒有被銷毀的 荷蘭 WhatsApp 號碼數據 文件將進入歷史時代。這通常是由其價值（文化、遺產、科學…）所驅動的。在這種情況下，它將保存在高度安全的條件下，以確保其完整性。
TRD 和 TVD 是什麼？
儘管每家公司都有一套必須始終
保存和保護的文件，但其他文件必須消除。
為了幫助組織完成此任務，出現了所謂的文件保留表 (TRD) 和文件評估表 (TVD)。
首先，涉及組織管理的文件的最終處置必須詳細。而在後者中，將顯示文件的有效期及其對公司的功能。
安全處置是成功文件管理的關鍵
在刪除任何文件之前，我們必須進行分析和研究，以確保其安全執行。
讓我們記住，文件的銷毀是一個不
可逆轉的永久過程。因此，特別強調確定應在什麼情況下進行。
需要考慮的一些面向如下：
定義哪些文件對公司非常重要且永遠不應該被刪除。
指定非必要文件何時進入中年期。
確定保留期已過期的文件應遵循的步驟。
將消除任務分配給 物車較少因此交易可能需要很長時 專門從事文件管理的團隊。
3 從組織中消除非功能性文件的好處
無論大、中、小型公司，事實是它們都必須處理實體和數位文件。然而，他們並不總是擁有或分配為此所需的資源和人員，最終會累積不必要的文件。
您知道從組織中消除非功能性文
件的好處嗎？主要可以強調三點：
釋放空間來儲存新檔案。
防止不必要但敏感的資訊（不再與我們合作的客戶的地址）繼續在公司內部傳播，並可能帶來法律後果。
促進真正重要或重複 韓國數據 出現的文件的文件管理。
簡而言之，安全處置是成功文件管理的關鍵。
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適合客戶的特定安全和保密協議。
不同程度的破壞取決於您想要保證的安全等級。
一次性、定期和清除服務以及相關銷毀。
銷毀和回收證明。
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